企業用車對帳管理：多車隊帳單一站核對，付款資訊批次註記
功能說明
「企業用車對帳管理」是提供財務人員核對車隊請款單與系統內企業用車報銷單的專屬作業區。財務人員收到車隊每月寄送的對帳單後，直接匯入系統即可產生對帳單明細，逐筆比對乘車紀錄與報銷單，並在確認無誤後批次填寫預計付款日、實際付款日與傳票編號——該月份所有企業用車報銷單會一次壓上相同資訊，不需逐張開單修改。
系統同時支援 Uber、台灣大車隊、LINE GO 三家車行，各自獨立分頁管理，讓使用多家車隊的企業也能在同一個畫面完成整月的對帳與付款作業。
適用情境
過去財務人員收到車隊的月結請款單後，必須自行在 Excel 上比對每一趟乘車是否都有對應的報銷單、金額是否一致、有沒有漏報或重複；確認完還得逐張報銷單填上付款日期與傳票編號，一個月動輒數十筆到上百筆，作業冗長且容易出錯。若公司同時使用多家車隊，重複工作量再乘上倍數。
使用本功能後，適用於以下情境：
- 每月固定對帳作業：匯入車隊對帳單即自動產生明細，系統直接標示筆數與金額差異。
- 多車隊並行管理：Uber、台灣大車隊、LINE GO 分頁獨立對帳，互不干擾。
- 付款與傳票註記：一次填寫即套用至該月全部報銷單，並保留異動紀錄可供追溯。
- 清查歷史遺漏單據：透過「查看未請款明細」找出長期未與車隊帳單勾稽的報銷單。
操作步驟
- Step 1：進入企業用車對帳管理，掌握各月份狀態
- Step 2：匯入車隊對帳單
- Step 3：檢查應繳金額與筆數差異
- Step 4：逐筆核對對帳單與表單明細
- Step 5：標記對帳狀態並批次填寫付款資訊
- Step 6：查看未請款明細，清查漏勾稽的報銷單
※ 本功能適用角色為 Admin / Finance，且需該站台已開通企業簽單服務才會顯示。
Step 1：進入企業用車對帳管理，掌握各月份狀態
操作路徑
登入 COMMEET 系統 > 財務管理 > 企業用車對帳管理
說明
此頁面以月份為單位列出各期對帳狀況，財務人員可在此一眼看出哪些月份尚未對帳、哪些即將到期未繳。
- 進入「企業用車對帳管理」。
- 於上方切換車行分頁：Uber、台灣大車隊、LINE GO。
- 選擇欲檢視的月份區間，清單將列出各月份的本期應繳金額、繳款期限、對帳區間、對帳狀態、對帳備註、預計付款日期等資訊。
Step 2：匯入車隊對帳單
操作路徑
企業用車對帳管理 > 匯入供應商對帳單
說明
對帳單明細須先由車隊對帳單匯入才會產生。請留意各家車行接受的檔案格式不同，匯入前先確認取得的檔案類型是否正確。
- 收到車隊寄送的當月對帳單後，於對應的車行分頁點擊「匯入供應商對帳單」。
- 依下表選擇正確格式的檔案上傳。
- 匯入成功後，點擊該月份即可進入對帳單明細頁。
| 車行 | 可匯入的對帳單格式 |
|---|---|
| Uber | CSV、PDF |
| 台灣大車隊 | XLSX |
| LINE GO | XLSX |
Step 3：檢查應繳金額與筆數差異
操作路徑
企業用車對帳管理 > 點選月份 > 對帳單明細
說明
進入明細頁後，系統會將車隊對帳單與系統內的企業用車報銷單兩邊的總數對照呈現。若兩邊不一致，系統會直接標示差異，讓財務人員先掌握落差規模，再往下逐筆追查。
筆數比對
- 總搭車次數（來自車隊對帳單）
- 表單總筆數（系統內的報銷單）
- 兩者不同時，系統會顯示差異數。
金額比對
- 本期新增金額（來自車隊對帳單）
- 表單總額（系統內的報銷單）
- 兩者不同時，系統會顯示差異金額。
- 檢視明細頁上方的對帳區間、上期餘額、本期新增金額、繳款期限與本期應繳車資。
- 比對總搭車次數與表單總筆數是否一致。
- 比對本期新增金額與表單總額是否一致。
- 若出現差異數或差異金額，於 Step 4 逐筆追查缺漏的乘車紀錄。
Step 4：逐筆核對對帳單與表單明細
操作路徑
對帳單明細 > 下方乘車明細清單
說明
明細清單將車隊資料與系統資料並排呈現，方便逐筆勾稽。理解各欄位的資料來源，有助於判斷差異是出在車隊端還是報銷端。
- 乘車代碼、乘車日期：來自車隊對帳單。
- 其餘欄位（用車日期、用車人員、企業用車報銷單號、金額、簽核狀態等）：來自企業用車報銷單。
- 逐筆檢查每一趟乘車是否都有對應的企業用車報銷單號。
- 確認車資與報銷單金額一致。
- 檢視各筆的簽核狀態，找出尚未核准（待簽核、未送出）的單據。
- 如有待簽核或未送出的報銷單，請先通知用車人員與簽核者完成流程，再進行後續對帳。
Step 5：標記對帳狀態並批次填寫付款資訊
操作路徑
對帳單明細 > 編輯 > 對帳與付款資訊
說明
逐筆確認無誤後，即可完成對帳並註記付款。此處填寫的日期與傳票編號會一次套用至該月份所有企業用車報銷單，且系統均保留異動紀錄（Log）可供日後追溯。
- 點擊右上角「編輯」，開啟「對帳與付款資訊」視窗。
- 標記對帳狀態：由「未完成」切換為「已完成」。
- 填寫預計付款日期：填寫後，該月所有企業用車報銷單將壓上同一個預計付款日期。
- 填寫傳票編號：填寫後，該月所有企業用車報銷單將壓上同一個傳票編號。
- 填寫實際付款日期：實際付款完成後填入，該月所有企業用車報銷單將轉為「已付款」並壓上同一個日期。
Step 6：查看未請款明細，清查漏勾稽的報銷單
操作路徑
對帳單明細 > 查看未請款明細
說明
此功能會列出指定月份以前，所有尚未付款、也未與車隊對帳單勾稽成功的企業用車報銷單。這些單據等於留在系統中無人認領，若不定期清查，會造成帳務長期掛帳。
- 於對帳單明細頁點擊「查看未請款明細」。
- 檢視清單內容，清單依表單單號遞增排序。
- 逐筆確認該筆是否已於他期付款或屬於異常單據。
- 確認已付款者，填寫已付款即可將該單自未請款明細的範圍中移除。
注意事項
- 功能顯示條件：「財務管理 > 企業用車對帳管理」僅在該客戶已開通企業簽單服務時顯示。
- 支援車行：目前支援 Uber、台灣大車隊、LINE GO 三家，各自獨立分頁對帳。
- 檔案格式：Uber 支援 CSV 與 PDF；台灣大車隊與 LINE GO 皆為 XLSX，格式錯誤將無法匯入。
- 簽核前提：該月份只要有任一筆企業用車報銷單未核准，即無法變更對帳狀態，也無法填寫實際付款日期。
- 批次生效範圍：預計付款日期、實際付款日期、傳票編號一經填寫，將套用至該月份全部企業用車報銷單，請確認後再送出。
- 異動紀錄：上述三項批次填寫皆保留 Log，可供後續查核。
- 差異判讀：總搭車次數與表單總筆數、本期新增金額與表單總額若不一致，系統會顯示差異數／差異金額，需逐筆追查後再結案。
- 權限管理：此功能限 Admin / Finance 使用。
