「預算管理」讓管理者針對組織的部門或專案，建立階層式的預算額度，並有效控制費用支出、追蹤資源分配。透過母子預算的架構，能將總預算妥善分配給下層單位，並自動連動控制額度。
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一、核心觀念：如何思考預算架構
在開始新增前，請先規劃您的預算架構。COMMEET 的預算是階層式設計（最多五層），可彈性組合出最適合公司的管理模式。以下提供兩種常見的架構設計情境。
情境一：依「組織架構」拆分（最常用）
將公司總預算，按「部門」或「專案」逐層往下分配。
適用：希望各部門的預算管理者能全權控管自己單位的預算；公司營運以部門／專案為核心。
情境二：依「費用類型」或「用途」拆分
以「錢要花去哪」為分類標準。先建立各大類費用的總預算，再往下分配給各部門。
適用：希望精準追蹤特定費用（如差旅費、廣告費）在全公司的總花費；由財務部或總管理處集中控管特定預算。
| 情境一架構範例 | 情境二架構範例 |
|---|---|
| [L1] 2024 公司營運總預算（$1,000,000） ├ [L2] 行銷部 2024 預算（$300,000） │ ├ [L3] Q1 廣告費（專案）（$150,000） │ └ [L3] Q2 產品發表會（專案）（$150,000） ├ [L2] 業務部 2024 預算（$500,000） │ └ [L3] 業務部每月交際費（每月 $20,000） └ [L2] 研發部 2024 預算（$200,000） └ [L3] 研發部－A 專員（個人預算）（$50,000） |
[L1] 2024 公司營運總預算（$1,000,000） ├ [L2] 2024 全公司差旅預算（$400,000） │ ├ [L3] 業務部－差旅額度（$300,000） │ └ [L3] 行銷部－差旅額度（$100,000） ├ [L2] 2024 全公司廣告預算（$300,000） │ └ [L3] 行銷部－廣告額度（$300,000） └ [L2] 2024 全公司教育訓練預算（$300,000） ├ [L3] 研發部－訓練額度（$200,000） └ [L3] 人資部－訓練額度（$100,000） |
1. 認識「母子預算」層級
COMMEET 採階層式設計，可建立多層預算（最多五層），額度由上而下分配與管控：
- 母預算（第一層）：代表總額度。例如「公司 2024 年度總預算」或「行銷部 2024 年度預算」。
- 子預算（第二層至第五層）：從母預算分配額度而來，用於更細緻的管理。例如在「行銷部 2024 年度預算」底下，建立「Q1 廣告費」、「Q2 研討會」等子預算。
管控邏輯：子預算的總額度加總，不能超過其母預算的剩餘可用額度。系統會自動扣除已分配的額度。
2. 選擇「預算有效期間」類型
| 類型 | 說明 |
|---|---|
| 一次性（One-time） | 在特定日期區間內，共用一筆總額度。 範例：「2024 Q3 產品發表會」（期間 7/1～9/30，總額 50 萬）、「辦公室裝修專案」。 費用歸屬：適用於「部門」或「專案」。 |
| 每月重複（Monthly Recurring） | 在設定的區間內，每個月 1 號自動補回固定額度。 範例：「業務部每月交際費」（期間 1/1～12/31，每月額度 3 萬）。 費用歸屬：僅適用於「部門」（專案不支援每月重複）。 |
二、操作步驟（一）：建立第一層預算（母預算）
預算管理 > 新增第一層預算
Step 1：進入新增畫面
至左欄點選進入【預算管理】，點選「新增第一層預算」。
Step 2：填寫預算資訊
| 區塊 | 欄位與說明 |
|---|---|
| 基本資訊 | ・預算名稱：為此預算命名，例如「行銷部 2024 年度預算」。 ・費用歸屬：選擇此預算隸屬的「部門」或「專案」。 ・費用項目：選擇此預算適用的費用項目，可指定單一／多個項目（例如僅適用於「廣告費」、「餐費」）。 |
| 期間與額度 | ・預算有效期間：選擇「一次性」或「每月重複」。 ・預算總額度：若為「一次性」，此為該期間的總額度；若為「每月重複」，此為單月的額度（系統會自動乘上總月份數並顯示在頁面上）。 |
| 管控規則 | ・允許報銷超過預算：關閉時，額度不足員工無法送出報銷單；開啟時，額度不足仍可送出（報表上會顯示超支）。 ・開啟金額超過指定比例提醒：當「已核准」的報銷金額達到設定的比例（如 75%）時，系統將自動 Email 通知此預算的管理者。 ・所有子層預算皆須經過簽核：勾選時，未來在此預算下新增的「子預算」都必須經過簽核流程才可啟用；不勾選時，儲存後立即啟用。 |
| 其他 | ・是否立即啟用預算：預設為開啟。若為草稿階段可先關閉。 ・上傳附件：可上傳此預算的相關文件（如內部簽呈、廠商報價單）。 |
情境範例：業務部預計 2024 上半年度部門活動預算為「每月 $30,000」。設定如下——費用歸屬：部門－業務部；費用項目：選擇「餐費」、「活動費」；預算有效期間：每月重複（2024/01～2024/06）；預算總額度：$30,000（系統將自動顯示總額為 $180,000）；開啟提醒：是，比例設定 75%。
三、操作步驟（二）：新增子預算
預算管理 > 點選任一預算下方的「＋」號
Step 1：新增一層子預算
在任一已建立的預算下方，點擊「＋」號來新增一層「子預算」，將母預算的額度分配下去。
Step 2：填寫子預算設定
欄位與新增母預算時完全相同，但會額外顯示「上層預算」名稱。關鍵限制：
- 子預算的「預算總額度」不可超過上層預算的「剩餘可用額度」。
- 子預算的「預算有效期間」不可超出上層預算的有效期間。
- 子預算送出後（無論是否需簽核），其「預算總額度」會立即佔用上層預算的額度。若子預算後續簽核不通過，額度將會返還。
四、重要規則與注意事項
事前準備
- 若要依「部門」或「專案」建立預算，請先至【進階管理】>【部門與專案】建立好對應的單位。
- 若預算建立需要「簽核」，請先至【進階管理】>【簽核流程】設定對應的流程。
無法新增子預算的情境
當母預算發生以下情況時，其下方的「＋」號會反灰，無法新增子預算：
- 剩餘可用額度 ≤ 0。
- 預算已過期。
- 預算處於「停用中」狀態（無論是允許報銷／停止報銷／永久停用）。
- 預算正在「編輯中」（待簽核）。
- 該預算已是第五層預算（已達層級上限）。
子母預算管控規則總表
| 預算欄位 | 子預算與母預算的關係 |
|---|---|
| 預算名稱、費用歸屬、提醒比例 | 各自獨立設定，不互相影響。 |
| 預算有效期間 | 子預算的起訖日不可超出母預算的範圍。 |
| 預算總額度 | 子預算的總額度不可超過母預算的「剩餘可用額度」。 |
| 允許報銷超過預算 | 若母預算不允許超支，則所有子預算皆不允許超支；若母預算允許超支，則子預算可自行決定是否允許。 |
| 所有子層預算皆須經過簽核 | 子預算是否需簽核，完全由其直屬上層母預算的此欄位決定。 |
子層「每月重複」預算限制
| 規則 | 範例說明 |
|---|---|
| 子層的每月重複期間，必須是「完整的月份」。 | 若母預算期間為 2024/1/15～5/15，則子層可建立的「每月重複」預算範圍僅有 2 月、3 月、4 月（不含母預算的起始月和結束月）。 |
| 若母預算可用的完整月份不足一個月，則無法建立。 | 若母預算期間為 2024/1/15～2/15，則子層無法建立任何「每月重複」預算。 |
| 「每月重複」預算下，不可再新增「每月重複」預算。 | 若母預算是 3 月每月重複，其子預算只能建立「一次性」預算。 |
| 「每月重複」預算下新增的「一次性」預算，期間不可超過該月份。 | 若母預算是 3 月每月重複，其子預算（一次性）的起訖日不可早於 3/1 或晚於 3/31。 |
| 費用歸屬是「專案」時，不得建立「每月重複」預算。 | 專案預算僅支援「一次性」期間。 |
